Protection de la vie privée

Dernière mise à jour : Juillet 2023

1. Qui sommes-nous ?

1.1 EG S.A. en tant que responsable du traitement

Par la présente Déclaration (ci-après la « Déclaration »), nous souhaitons vous informer pourquoi et comment vos données à caractère personnel sont collectées et traitées par EG S.A., dont le siège social est situé Esplanade du Heyzel b22, 1020 Bruxelles et dont le numéro d'entreprise est 0419.806.694 (ci-après conjointement « Nous » ou « EG S.A. »).

Nos coordonnées se trouvent au point 10 de la présente Déclaration.

Nous sommes responsables du traitement des données à caractère personnel que nous demandons et utilisons. En tant que responsable du traitement, Nous prenons les mesures garantissant que vous :

• restez informé(e) sur le traitement de vos données à caractère personnel et sur vos droits ;
  
  
• conservez le contrôle sur les données à caractère personnel que nous traitons ;
  
  
• pouvez exercer vos droits concernant vos données à caractère personnel. Vous trouverez de plus amples informations sur vos droits au point 9 de la présente Déclaration.

1.2 Délégué à la protection des données

Nous avons également désigné un délégué à la protection des données. Il s’agit d’un expert en protection des données à caractère personnel qui offre une garantie supplémentaire pour le traitement correct de vos données à caractère personnel par nos soins.

Vous pouvez contacter ce délégué par les canaux mentionnés au paragraphe 10 de la présente Déclaration.

2 Quelles sont les données que Nous recueillons à votre sujet ?

2.1 Données à caractère personnel

Par « données à caractère personnel », nous entendons toute information se rapportant à une personne physique vivante particulière. Le type de données à caractère personnel que nous collectons dépend des services que vous demandez et comprend, le cas

échéant, des données vous concernant vous et/ou vos représentants, votre personnel, vos travailleurs indépendants et/ou vos administrateurs (ci-après dénommés conjointement « vous » ou « votre/vos »).

Si nous recevons des données à caractère personnel de vos représentants, employés, travailleurs indépendants et/ou administrateurs, vous devez les informer de l'existence et du contenu de la présente Déclaration, notamment de nos obligations, de leurs droits et de la manière dont ils peuvent exercer ces droits.

Nous collectons principalement des données administratives et des coordonnées. Cela nous permet de vous identifier ou de vous contacter, ou de faire des affaires avec vous si vous êtes un client, un fournisseur ou un partenaire commercial. Ces données à caractère personnel peuvent inclure des coordonnées telles que vos nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, voire votre numéro de compte bancaire.

Nous ne collectons pas et ne traitons pas de données dites sensibles, à savoir :

• des données à caractère personnel révélant la race ou l'origine ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'affiliation à un syndicat ;
  
  
• des données génétiques ou biométriques (par ex. des images du visage ou des empreintes digitales) ;
  
  
• des données relatives au comportement sexuel ou à l'orientation sexuelle.

Si des données à caractère personnel sensibles de ce type nous sont communiquées, nous ne les utiliserons pas et les supprimerons.

2.2 Mineurs

Il n'est pas dans notre intention de traiter des données à caractère personnel de mineurs. Elles seront donc supprimées immédiatement si elles sont collectées de manière fortuite ou obtenues indirectement. Des données limitées peuvent être traitées uniquement pour l'administration des jobs étudiants.

3 Pourquoi avons-nous besoin de vos données ?

3.1 Prestation de services et relations avec les clients

• En quoi consiste cette finalité ? Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour pouvoir vous créer en tant que client et pour réaliser nos activités ou services.

3.2 Informations et communication commerciale

• En quoi consiste cette finalité ?

Nous souhaitons pouvoir vous informer de nos services, événements ou actualités pertinentes. Nous pouvons le faire en raison de votre demande expresse, ou si nous pensons que vous êtes intéressé(e) par un service ou que vous pourriez en bénéficier. L'acceptation des cookies analytiques relève donc également d'un consentement valable sur le plan légal.

Vous recevrez nos communications de marketing direct si vous y avez expressément consenti . Nous vous demanderons notamment votre consentement explicite si vous n'êtes pas encore client(e) chez nous.

Mais, même si vous ne donnez pas votre consentement, vous pouvez malgré tout recevoir des informations de notre part, en particulier si vous êtes déjà client(e) chez nous. Nous nous basons sur notre intérêt légitime pour ce faire.

Si vous ne souhaitez pas du tout de publicité, vous pouvez exercer votre droit d'opposition au marketing direct, comme indiqué au point 9.2 de la présente Déclaration.

• Quelles données à caractère personnel traitons-nous à cette fin ? Dans le cadre de nos programmes de fidélisation pour lesquels nous vous envoyons des produits, nous collectons et traitons vos nom, prénom, sexe, adresse e-mail, date de naissance, langue, numéro de téléphone, adresse postale complète et informations sur la manière dont vous êtes entré(e) en contact avec nos produits.

3.3 Parce que c’est nécessaire au fonctionnement de l'entreprise

• En quoi consiste cette finalité ? Cette finalité est ce que l'on appelle un « intérêt légitime ». Nous avons en effet encore plusieurs intérêts légitimes qui fondent le traitement des données à caractère personnel. Nous ne les traitons qu'après avoir vérifié que, dans chaque cas, l'équilibre entre nos intérêts légitimes et leur éventuelle incidence sur votre vie privée n'est pas perturbé. Si vous vous opposez à ces traitements, vous pouvez exercer votre droit
  
  
• d'opposition, comme indiqué au point 9.3 de la présente Déclaration.

Les données à caractère personnel sont traitées ainsi dans différentes situations :

- Les données à caractère personnel peuvent servir de preuves (archives) ; - Les données à caractère personnel peuvent être utilisées pour encourager et faciliter l'achat, l'utilisation et la résiliation des services par le client, entre autres pour éviter d'avoir à saisir à nouveau des informations que vous avez déjà fournies.

3.4 Profilage

Vos données à caractère personnel ne sont pas utilisées à des fins de profilage.

4 Traitement des données à caractère personnel

4.1 Généralités

Nous n'utilisons et ne traitons de manière légitime vos données à caractère personnel que si une des conditions suivantes est remplie :

• l'utilisation de vos données à caractère personnel est nécessaire à l'exécution d'un contrat que vous avez conclu avec nous ou, à votre demande, pour prendre les mesures nécessaires à la conclusion d'un contrat avec nous. Les finalités du traitement énoncées au point 3.1 de la présente Déclaration reposent sur cette base.
  
  
• nous disposons de votre consentement explicite et libre d'utiliser vos données à caractère personnel pour une finalité spécifique. Par exemple, nous vous demanderons l’autorisation de vous écrire à des fins de marketing direct, comme indiqué au point 3.2 de la présente Déclaration, si vous n'êtes pas encore client(e) chez nous.
  
  
• l'utilisation de vos données à caractère personnel est nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes, dans la mesure où ceux-ci l'emportent sur vos intérêts et vos droits ; Nous fondons les traitements nécessaires au fonctionnement de notre entreprise sur notre intérêt légitime, comme indiqué au point 3.3 de la présente Déclaration, et pour écrire à nos clients existants à des fins de marketing direct, comme indiqué au point 3.2 de la présente Déclaration.

• nous pouvons être légalement contraints de traiter certaines données, et notamment de les transmettre aux autorités compétentes.

5 Avec quelles autres personnes partageons-nous vos données à caractère personnel ?

• Seuls nos salariés et notre siège social STADA GmbH, qui doivent pouvoir effectivement accéder à vos données pour l'exécution de leurs tâches, sont autorisés à y accéder. Ces personnes agissent sous notre contrôle et notre responsabilité.
  
  
• Nous faisons également appel à des fournisseurs externes qui exécutent pour nous certains traitements afin que nous puissions vous proposer nos produits et activités, comme, par exemple, des sociétés externes qui nous aident à vous livrer des produits gratuits dans le cadre de nos programmes de fidélisation. Vu que ces tiers ont accès aux données à caractère personnel dans le cadre des services que nous leur confions, nous avons pris des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles pour garantir que vos données à caractère personnel ne sont traitées et utilisées qu'aux fins mentionnées au point 3 de la présente Déclaration.
  
  
• Vos données à caractère personnel peuvent être communiquées aux organes de contrôle, aux instances fiscales et aux services d'enquête uniquement si la loi nous y oblige.

6 Où les données sont-elles stockées et traitées ?

Vos données ne seront pas transférées en dehors de l'UE et, dans tous les cas, nous veillons à ce que les exigences légales minimales et les normes de sécurité soient respectées à tout moment. Si nous prévoyons que vos données seront stockées et traitées en dehors de l'UE, nous l'indiquerons explicitement et veillerons à ce que le niveau de protection soit comparable à celui appliqué au sein de l'UE.

En dehors de ces cas, vos données à caractère personnel ne seront jamais transférées à des tiers ni mises à leur disposition, et elles ne seront utilisées qu’à notre profit. Aucune autre entreprise ne peut donc utiliser vos données pour vous envoyer de la publicité, p. ex.

7 Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne conservons vos données que pendant le temps nécessaire aux finalités de leur utilisation mentionnées au point 3 de la présente Déclaration. Les éventuelles dérogations ou clarifications de ce principe sont mentionnées expressément sous les différentes finalités indiquées au point 3 de cette Déclaration.

Dans la mesure où la nécessité de conserver des données peut varier selon leur type et la finalité de leur traitement, les délais de conservation effectifs peuvent différer considérablement.

Nous pouvons vous communiquer à cet égard que nous prenons en considération notamment les critères suivants en vue de déterminer les délais de conservation :

• Combien de temps les données à caractère personnel sont-elles nécessaires pour pouvoir prester les services demandés ?
• Avons-nous fixé et annoncé un délai de conservation spécifique ?
• Avons-nous obtenu l'autorisation de prolonger la période de conservation ?
• Avons-nous une obligation légale, contractuelle ou similaire de conserver les données ?

Dès que vos données ne sont plus nécessaires et que vous n'avez plus d’obligation légale de les conserver, nous les effacerons définitivement ou, si ce n'est pas possible, nous les anonymiserons dans nos systèmes.

Vos données à caractère personnel seront toutefois conservées et utilisées aussi longtemps que nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales, régler des litiges ou faire respecter nos contrats.

8 Comment sécurisons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont considérées comme strictement confidentielles. Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel fournies et collectées contre la destruction, la perte, la modification involontaire, la détérioration, l'accès accidentel ou illicite ou tout autre traitement non autorisé de données à caractère personnel.

9 Quels sont vos droits ?

9.1 Droit d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité des données et d'opposition

9.1.1 Droit d'accès aux données à caractère personnel

Vous avez toujours le droit d'accéder aux données à caractère personnel vous concernant que nous traitons et de les consulter. Dans ce cadre, nous vous fournirons une copie gratuite de ces données à caractère personnel si vous en faites la demande.

Pour exercer vos droits, vous pouvez vous référer au point 9.3. de la présente Déclaration.

9.1.2 Droit de rectification des données à caractère personnel

Vous avez toujours le droit de faire supprimer ou rectifier des données à caractère personnel erronées, incomplètes, inappropriées ou obsolètes.

Pour exercer vos droits, vous pouvez vous référer au point 9.3. de la présente Déclaration.

9.1.3 Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, comme indiqué au point 4.1, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.

Pour exercer vos droits, vous pouvez vous référer au point 9.3. de la présente Déclaration.

9.1.4 Droit d'opposition à certains traitements

Si vos données à caractère personnel sont traitées à des fins statistiques, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel en cas de motivations liées à votre situation particulière.

Pour exercer vos droits, vous pouvez vous référer au point 9.3. de la présente Déclaration.

9.1.5 Droit de faire supprimer vos données à caractère personnel

Vous avez le droit de faire supprimer vos données à caractère personnel. Sur cette base, si vous ne souhaitez plus avoir de relations avec nous, vous pouvez nous demander de

cesser d'utiliser vos données à caractère personnel. Nous pouvons cependant conserver des données à caractère personnel nécessaires à des fins de preuve.

Dans le cadre de ce droit de suppression, vous avez également le droit de nous demander à tout moment de cesser d'utiliser vos données à caractère personnel traitées sur la base de votre consentement ou de notre intérêt légitime. Pour des raisons d’intérêts légitimes, nous pouvons continuer à traiter vos données à caractère personnel après avoir mis en balance vos intérêts et les nôtres, sauf si vous décidez de mettre fin à la relation avec nous.

Pour exercer vos droits, vous pouvez vous référer au point 9.3. de la présente Déclaration.

9.1.6 Droit de faire transférer vos données à caractère personnel

En ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement ou parce qu'il est nécessaire pour fournir les produits ou services demandés, vous pouvez nous demander de vous transmettre vos données à caractère personnel, dans un format structuré, courant et numérique, afin que vous puissiez les enregistrer en vue d'une (ré)utilisation personnelle, ou de transmettre ces données à caractère personnel directement à un autre responsable du traitement pour autant que cela soit possible techniquement pour nous.

Pour exercer vos droits, vous pouvez vous référer au point 9.3. de la présente Déclaration.

9.1.7 Droit de faire limiter certains traitements

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel dans chacun des cas suivants :

• si vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel, vous pouvez demander une limitation du traitement pendant une période qui nous permet de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel ;
  
  
• si le traitement est illégal et que vous vous opposez à l'effacement des données à caractère personnel et demandez plutôt que nous en limitions l'utilisation ;
  
  
• si nous n'avons plus besoin de vos données à caractère personnel pour les finalités de traitement mentionnées au point 3, mais que vous en avez encore besoin pour introduire, exercer ou motiver une action en justice ;
  
  
• si vous vous êtes opposé(e) à un traitement, nous arrêterons ce traitement en attendant d'évaluer si nos intérêts légitimes priment les vôtres.

Si vous avez obtenu le droit de limiter le traitement, à l’exception du stockage des données, nous n'effectuerons plus aucune opération avec les données à caractère personnel en question.

9.2 Droit d'opposition au marketing direct

Comme indiqué ci-dessus au point 4.1, nous vous demandons l'autorisation de vous adresser des informations commerciales, de la publicité ou des propositions personnalisées (par le biais de campagnes de marketing direct ou de bulletins d'information électroniques). Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à des fins de marketing direct si vous ne souhaitez pas ou plus recevoir de telles communications de notre part. Dans ce cas, nous ne traiterons plus vos données à des fins de marketing direct. Votre demande sera traitée dans les plus brefs délais.

Pour exercer vos droits, vous pouvez vous référer au point 9.3. de la présente Déclaration.

Si vous avez exercé votre droit d'opposition, vous pouvez, si vous le souhaitez, à nouveau autoriser des activités de marketing direct par les mêmes canaux.

Nous attirons votre attention sur le fait que l'exercice de votre droit d'opposition ne nous empêche pas de vous contacter à d'autres fins, le cas échéant, notamment en vue de l'exécution du contrat, conformément à la présente Déclaration.

9.3 Comment exercer vos droits ?

Pour exercer les droits précités, vous pouvez nous adresser une demande écrite de la manière suivante :

• par e-mail : privacy@eg.be
  
  
• par écrit à l’adresse postale suivante : EG S.A., Esplanade du Heysel b 22, 1020 Bruxelles

Lorsque vous exercez votre droit, nous vous demandons de bien vouloir indiquer clairement quel droit vous souhaitez invoquer et à quel(s) traitement(s) vous vous opposez ou quel consentement vous souhaitez retirer.

9.4 Points d'attention dans l'exercice des droits

Nous souhaitons attirer votre attention sur le fait que vous opposer à certains traitements ou retirer votre consentement à certains traitements de vos données à caractère personnel peut avoir pour conséquence que vous ne serez plus informé(e) ou que vous ne pourrez plus utiliser les activités ou les services que nous proposons.

10 Comment poser des questions ou introduire des réclamations ?

Si vous avez une question ou une réclamation concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter par les canaux suivants :

• par e-mail : privacy@eg.be, en mentionnant RGPD dans l'objet du message
  
  
• par écrit à l’adresse postale suivante : EG S.A., À l’attention de RGPD, Esplanade du Heysel b 22, 1020 Bruxelles.

Si vous n'êtes pas satisfait(e) de notre réponse, si vous avez des remarques concernant l'exercice de vos droits ou si vous estimez que notre traitement de vos données à caractère personnel n'est pas conforme à la législation, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données. Toutes les informations à ce sujet sont disponibles sur https://www.privacycommission.be ou via

Autorité de protection des données Rue de la Presse 35 1000 Bruxelles Tél : +32 (0)2 274 48 00 Fax : +32 (0)2 274 48 35 Mail : contact@apd-gba.be

11 Modifications de la présente Déclaration

Nous pouvons modifier ou compléter la présente Déclaration si nous l’estimons nécessaire.

Si des modifications importantes sont apportées à la présente Déclaration, la date de mise à jour de la Déclaration sera adaptée et nous vous en informerons et vous fournirons une copie de la Déclaration mise à jour.

Nous vous encourageons également à consulter régulièrement la présente Déclaration pour savoir comment nous traitons et protégeons vos données à caractère personnel.